Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Kokoussuunnittelija
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme kokoussuunnittelijaa liittymään tiimiimme ja vastaamaan erilaisten kokousten ja tapahtumien suunnittelusta, koordinoinnista ja toteutuksesta. Tässä roolissa toimit keskeisessä asemassa varmistamassa, että yrityksemme sisäiset ja ulkoiset kokoukset sujuvat tehokkaasti ja ammattimaisesti. Kokoussuunnittelijana työskentelet tiiviissä yhteistyössä eri sidosryhmien, kuten asiakkaiden, toimittajien ja sisäisten tiimien kanssa, varmistaen, että kaikki yksityiskohdat on huomioitu ja tapahtumat vastaavat asetettuja tavoitteita.
Tehtäviisi kuuluu kokouspaikkojen varaaminen, aikataulujen laatiminen, budjettien hallinta, tarjoilujen ja teknisten palveluiden järjestäminen sekä osallistujaviestinnän koordinointi. Lisäksi vastaat tapahtumien jälkiseurannasta, palautteen keräämisestä ja raportoinnista. Rooli vaatii erinomaista organisointikykyä, paineensietokykyä ja kykyä hallita useita projekteja samanaikaisesti.
Ihanteellinen ehdokas on yksityiskohtiin paneutuva, asiakaspalveluhenkinen ja omaa kokemusta tapahtumien tai kokousten järjestämisestä. Arvostamme myös teknistä osaamista, erityisesti kokous- ja tapahtumahallintajärjestelmien tuntemusta. Tarjoamme sinulle mahdollisuuden työskennellä dynaamisessa ympäristössä, jossa pääset kehittämään osaamistasi ja vaikuttamaan suoraan yrityksemme menestykseen.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Kokousten ja tapahtumien suunnittelu ja koordinointi
- Kokouspaikkojen ja tilojen varaaminen
- Budjettien laatiminen ja seuranta
- Tarjoilujen ja teknisten palveluiden järjestäminen
- Osallistujaviestinnän hoitaminen
- Aikataulujen laatiminen ja ylläpito
- Yhteistyö sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa
- Tapahtumien jälkiseuranta ja raportointi
- Palautteen kerääminen osallistujilta
- Kokousmateriaalien valmistelu ja jakelu
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Kokemusta tapahtumien tai kokousten järjestämisestä
- Erinomaiset organisointi- ja ajanhallintataidot
- Hyvät viestintä- ja vuorovaikutustaidot
- Kyky työskennellä paineen alla ja tiukoissa aikatauluissa
- Itseohjautuvuus ja oma-aloitteisuus
- Hyvä suomen ja englannin kielen taito
- Tietotekninen osaaminen (esim. MS Office, tapahtumahallintajärjestelmät)
- Asiakaspalveluhenkisyys ja positiivinen asenne
- Kyky hallita useita projekteja samanaikaisesti
- Korkeakoulututkinto tai vastaava kokemus
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Kerro kokemuksestasi kokousten tai tapahtumien järjestämisessä.
- Miten hallitset useita projekteja samanaikaisesti?
- Millaisia työkaluja olet käyttänyt tapahtumien suunnittelussa?
- Miten toimit paineen alla tiukkojen aikataulujen kanssa?
- Kuvaile tilanne, jossa jouduit ratkaisemaan ongelman tapahtuman aikana.
- Miten varmistat, että kaikki yksityiskohdat on huomioitu kokousta suunniteltaessa?
- Miten kommunikoit eri sidosryhmien kanssa tehokkaasti?
- Miten keräät ja hyödynnät palautetta tapahtumista?
- Mikä motivoi sinua tässä työssä?
- Miten kehittäisit kokoussuunnitteluprosessia yrityksessämme?
